회사에서 엑셀 문서를 작성한 후 거래처나 고객에게 보낼 때 일반적으로 엑셀 원본을 보내지는 않습니다. 엑셀 원본을 수정하거나 불미스러운 일이 발생할 수 있기 때문에 보통은 PDF로 변환을 해서 보내곤 합니다. 그래서 이번에는 작성한 엑셀 문서를 PDF로 변환하는 방법을 알아보겠습니다. PDF로 변환하는 방법은 크게 두 가지가 있으니 둘 중 편한 방법을 선택해서 사용하시면 되겠습니다.
엑셀로 문서 작성을 완료한 후 엑셀 상단에 보면 많은 탭이 있습니다. 엑셀의 기본적인 기능을 구분하는 큰 틀인데 여기에서 파일을 선택해서 들어갑니다. 저장과 인쇄 그리고 설정에 대한 부분은 파일 탭을 통해서 들어갈 수 있습니다.
홈으로 들어가게 되는데 왼쪽에 많은 카테고리가 있습니다. 여기에서 다른 이름으로 저장을 선택한 후 이 PC 또는 찾아보기를 선택합니다. 큰 차이는 없으니 아무거나 선택을 해도 상관은 없습니다.
다른 이름으로 저장 대화상자가 뜨게 되면 파일 형식에서 PDF를 선택합니다. PDF 외에도 다양한 파일 형식을 지원하기 때문에 원하는 파일 형식을 선택하면 됩니다. 여기에서는 PDF로 변환하는 것이 목적이기 때문에 PDF를 선택하고 저장을 선택하게 되면 자동적으로 PDF로 변환이 됩니다.
이 과정은 메뉴를 선택하고 들어갔지만 다른 이름으로 저장 단축키인 F12를 누르면 다른 이름으로 저장 대화 상자가 뜨게 됩니다. 따라서 빠르고 편리하게 단축키를 활용한다면 F12를 눌러서 파일 형식을 PDF로만 변경해 주고 저장하면 더욱 편리하게 사용이 가능합니다.
마찬가지로 파일을 선택한 후 홈으로 들어옵니다. 왼쪽 카테고리에 보면 인쇄가 있습니다. 인쇄를 선택하고 프린터에서 Microsoft Pirnt to PDF를 선택합니다. 여기에는 현재 PC에 연결된 모든 프린터가 나오게 되기도 하고 협업을 위한 원 드라이브나 클라우드 등록이 가능합니다.
PDF로 선택을 하고 상단에 있는 인쇄 아이콘을 선택합니다.
이번에는 다른 이름으로 프린터 출력 저장 대화상자가 나타나게 됩니다. 여기에서는 파일형식이 PDF로 지정이 되어 있습니다. 이미 이 전 단계에서 PDF로 저장을 선택했기 때문에 자동으로 PDF로 설정이 된 것입니다. 저장을 선택하면 PDF로 변환이 되면서 저장이 됩니다.
마찬가지로 단축키를 활용할 수 있습니다. 파일에서 인쇄를 선택하고 들어가는 과정이 있기 때문에 단축키를 활용하면 더욱 편리합니다. 인쇄 단축키는 Ctrl + P입니다. Ctrl + P를 누르게 되면 바로 인쇄 페이지로 넘어가게 되고 여기에서 프린터 설정을 해주고 인쇄를 눌러주게 되면 PDF로 저장이 가능합니다.
실무에서는 보통 F12를 눌러서 저장하는 비중이 큽니다. Ctrl + P로 PDF로 저장하게 되면 다른 프린터로 인쇄를 할 때 다시 프린터 설정을 바꿔줘야 하기 때문입니다.
따라서 개인적으로 권장한다면 F12를 눌러서 PDF 변환하는 것을 추천합니다.