엑셀에서 작업을 할 때 중복된 값이 입력하는 경우가 많이 있습니다. 물론 중복된 값이 잘 못된 값은 아닙니다. 상황에 따라서 중복된 값이 입력되면 안되는 경우도 있기 때문입니다. 품목에 대한 고유 코드 번호를 입력할 때나 회사에서 사번은 입력할 때 기타 등등 그 상황의 변수는 다양합니다. 이럴 때 중복된 값을 입력 했을 때 경고 메시지를 띄우거나 중복된 값이 입력되는 것을 막는 방법을 알아보겠습니다.
회사에서 사번을 정리해서 부여 하려고 합니다. 각 직원별로 사번 코드가 모두 달라야겠죠. 그런데 입력을 하다보면 사원이 많은 경우 (ERP가 있는 경우는 제외) 또는 사번이 아니더라도 항목에 대한 코드나 내용이 중복되면 안될 때가 문제 입니다. 항목이 많게되면 입력하다가 중복된 값을 입력할 수 있기 때문입니다.
중복 입력을 막기 위해서는 데이터 유효성 검사를 실행해서 적용해야 합니다.
데이터 유효성 검사로 중복 데이터 입력을 막는 방법은
1. 중복된 데이터 입력이 되면 안되는 셀 범위를 지정합니다.
2. 상단 메뉴의 데이터 탭을 선택하고 리본 메뉴의 데이터 도구 항목에 있는 데이터 유효성 검사를 선택합니다.
이렇게 해서 데이터 유효성 검사를 실행하면 됩니다.
데이터 유효성 검사 대화 상자가 실행 되면 상단 탭에서 설정을 선택하고 제한 대상을 사용자 지정으로 선택합니다.
이제부터가 중요합니다. 수식을 입력해야 하는데 여기에서 사용할 수식의 함수는 COUNTIF 입니다.
=COUNTIF(
를 입력을 합니다.
그리고 사번을 입력할 셀 범위를 입력해야 하는데 직접 입력해도 되지만 더 편하게 입력하는 방법은 데이터 유효성 검사 대화상자 수식 입력줄 오른쪽에 보면 화살표가 있습니다.
그 화살표를 선택하고 다시 엑셀로 돌아와서 중복된 값이 입력되면 안되는 셀 범위를 지정하면됩니다.
중복된 값이 입력되면 안되는 범위가 A2:A49라고 할때 이 범위를 지정해주면 됩니다.
그럼 셀 범위가 지정이 되겠죠.
=COUNTIF(A2:A49
가 되겠죠
그리고 셀 범위가 지정 되면 F4를 눌러서 절대 참조로 지정을 합니다.
=COUNTIF($A$2:$A$49
가 됩니다.
그리고 중복된 값이 입력 되면 안되는 셀 범위에서 가장 위에 셀 하나를 지정합니다. A2:A49니까 A2가 되겠네요
=COUNTIF($A$2:$A$49,A2
가 됩니다
마지막으로 연산자를 입력합니다
1개 이상의 되면 입력을 하지 말라는 것입니다
=COUNTIF($A$2:$A$49,A2)=1
입니다.
이렇게하면 1개를 초과하는 데이터는 입력이 되지 않습니다.
이제 엑셀에서 같은 데이터를 입력 했을때 에러 메시지를 띄우며 입력이 되지 않습니다. 따라서 중복된 데이터의 입력을 막을 수 있고 이 셀 범위 안에는 오직 1개의 고유 데이터만 입력이 가능합니다.
중복된 데이터가 생겨서 작업을 다시하고 다른 항목으로 바꾸고 하다보면 시간이 금방 흘러가게 됩니다.
데이터 유효성 검사를 이용해서 중복된 데이터 입력을 막는 작업을 해둔다면 업무의 편의성이 크게 증가할 것 입니다.
그럼 오늘도 좋은 하루 되시길 바라겠습니다.
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